Die Nebenkostenabrechnung wird durch den Vermieter durchgeführt, der mit ihr alle Nebenkosten aufschlüsselt, die neben einem Hauptaufwand (Miete) anfallen.

Wenn Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, müssen sie gleich mehrere Kriterien erfüllen. Wer sie missachtet, kann oft nicht alle Kostenpunkte einfordern. Eine kostenlose Musterabrechnung hilft, Fehler zu vermeiden.

Welche Nebenkosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Zur besseren Veranschaulichung und damit Sie die Kosten zügig sowie einfach abrechnen können, finden Sie hier ein Nebenkostenabrechnung Muster. Sie müssen lediglich die Beträge anpassen und können die Abrechnung sofort ausstellen.

Nebenkostenabrechnung
Nebenkostenabrechnung

Alle Nebenkosten, die abgerechnet werden dürfen, sind mit der Instandhaltung und dem Betrieb der Immobilie verbunden. Dazu gehören in erster Linie:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Heizungsanlagen
  • Wärmeversorgung
  • Warmwasser 
  • Haus- und Grundstücksentwässerung

Ebenfalls dürfen weitere Kosten abgerechnet werden, die jedoch nicht bei jeder Immobilie anfallen. Diese gilt es zu prüfen, dazu gehören:

  • Wartung und Reinigung von Anlagen
  • Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
  • Straßenreinigung und Müllentsorgung
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung 
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung

Welche Nebenkosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?

Nicht alle Ausgaben können auf die Mieter umgelegt werden. Dazu gehören Verwaltungskosten, Zinsen für Immobilienkredite und Kosten im Zusammenhang mit Steuerberatern. Verwaltungskosten beziehen sich auf die Ausgaben, die Vermietern bei der Verwaltung ihrer Mietobjekte entstehen, zum Beispiel Instandhaltungsreparaturen. 

Darauf sollten Sie achten

Bei der Abrechnung der Nebenkosten sollten sowohl der Vermieter als auch der Mieter genau auf die Details ihres Mietvertrags achten. Doch nicht alle umlagefähigen Nebenkosten müssen ausdrücklich aufgeführt werden. Der Begriff „alle Betriebskosten“ reicht in der Vereinbarung bereits aus. 

Dieser Begriff umfasst eine Vielzahl von Kostenpunkten, die zwar nicht ausdrücklich aufgeführt werden, aber dennoch Teil der Gesamtkosten für die Anmietung der Immobilie sind. Eine detaillierte Aufführung ist zwar nicht zwingend notwendig, allerdings häufig empfehlenswert, damit es zu keinen Unklarheiten kommt. 

Ist die Nebenkostenabrechnung verpflichtend?

Die Nebenkostenabrechnung ist einmal im Jahr Pflicht für jeden Vermieter. Sie dient dem rechtlichen Nachweis für die vom Vermieter und Mieter gezahlten Nebenkosten. In der Abrechnung sollte angegeben werden, welche Leistungen erbracht wurden, wann sie erbracht wurden und welcher Betrag dafür berechnet wurde. Auf diese Weise können die Mieter nachvollziehen, für welche Leistungen sie bezahlen und sie erhalten einen Nachweis. 

Außerdem wird sichergestellt, dass sowohl Vermieter als auch Mieter alle relevanten Vorschriften für die Nebenkosten einhalten, wie zum Beispiel Zahlungsfristen. 

So werden die Kosten korrekt abgerechnet

Bei der Abrechnung müssen sowohl inhaltliche als auch formale Aspekte beachtet werden:

Den Abrechnungszeitraum angeben

Der Abrechnungszeitraum der Nebenkostenabrechnung beträgt immer 12 Monate. Dieser Zeitraum kann zu einem beliebigen Zeitpunkt im Jahr beginnen, in der Regel wird vom 1. Januar bis zum 31. Dezember abgerechnet. Der Betrag deckt dann alle während dieses Zeitraums erbrachten Nebenkosten ab. Bei Bedarf können jedoch auch andere Zeiträume gewählt werden, damit Vermieter ihre Konten besser verwalten können, beispielsweise ein Zeitraum vom 1. Juli bis zum 30. Juni des folgenden Jahres. 

Darüber hinaus können bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden, wie die Verteilung der Gebühren auf zwei oder mehr Abrechnungszeiträume. Dadurch werden mögliche Cashflow-Belastungen verringert und mehr Flexibilität bei der Budgetierung und Planung ermöglicht.

Verteiler- oder Umlageschlüssel angeben

Bei der Festlegung des Verteilungs- oder Umlageschlüssels für eine Nebenkostenabrechnung ist es für Vermieter wichtig, dass dieser verständlich und präzise ist. Ein guter Verteilungsschlüssel sollte an die individuelle Situation angepasst sein. Ein Vermieter kann zum Beispiel den Schlüssel „Wohneinheiten“ verwenden, der die Kosten auf die Anzahl der Bewohner der Immobilie aufteilt. 

Alternativ kann er auch den Ansatz der proportionalen Wohnfläche verwenden, bei dem die Kosten nach der Größe der jeweiligen Wohnung eines Mieters aufgeteilt werden. Außerdem können Vermieter bei dieser Methode auch andere Variablen wie die Zeit berücksichtigen, also die Umlage nach Quadratmetern Wohnfläche multipliziert mit den gewohnten Monaten.

Es ist unbedingt erforderlich, dass die verwendete Methode logisch und fair ist, um mögliche Streitigkeiten aufgrund eines unklaren oder ungültigen Umlageverfahrens zu vermeiden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass jeder Mieter weiß, wie sein Beitrag zu den Nebenkosten berechnet wird, um Transparenz zu gewährleisten.

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